Jak jsme s Univerzitou Pardubice vyšlapali
cestu k ideálnímu drupalu pro Univerzitní prostředí
Nechci, aby to znělo složitě, ale takto se to skutečně stalo: Vzali jsme kompletní data ze starého, pomalého, nezhezkého a těžkopádně editovatelného redakčního systému univerzity a zmigrovali jsme ho do Drupalu. proč? Podařil se tím krok vstříc jednotnému webovému prostoru, ve kterém se na jedné platformě setkávají: ústřední webový portál, všech 7 fakult i s katedrami a ústavy (asi 80), weby knihovny, katedry sportu a jazykového centra, studentský a zaměstnanecký intranet a uživatelská data z interních systémů univerzity od zobrazování dovolených, cestovních cest až po počet zbylých kreditů v menze... Uf :) Představujeme jednotný systém Univerzity Pardubice.
Klient
Univerzia Pardubice je veřejná vysoká škola s 8 000 studenty bakalářských, magisterských i doktorských studijních oborů a více než tisícovkou zaměstnanců, z nichž polovinu tvoří akademičtí pracovníci. Díky vysoké úrovni vzdělávací a vědecko-výzkumné činnosti vychovala už 35 tisíc kvalifikovaných odborníků.
Situace
Starý web Univerzity nesplňoval základní cíle definované "komunikační internetovou strategií":
1) U potenciálních studentů nevbuzoval zájem o studium, nezískával je prostřednictvím podávání informací a web nevytvářel pozitivní image a tím nevyvolával zájem o informace v něm obsažené.
2) U stávajících studentů nebudoval pozitivní vztahu k univerzitě nebo fakultě a nešířil dobré jméno univerzity, jako důležitého informačního zdroje. Web nestimuloval k deklaraci partnerství a nebudoval sounáležitost a hrdost stávajících studentů.
3) U zaměstnanců a redaktorů webu nebudoval loajalitu a pozitivní vztah zaměstnanec – zaměstnavatel. Web používal nežádoucí pracovní nástroje a nepodpořil tak umožnění šíření dobrého jména univerzity zaměstnanci.
4) U veřejnosti web nebudouval žádoucí image a reputaci a nenaplňoval tak informační potřeby pro nabídku služeb a spolupráci.
Problém - volání po racionalizaci
a efektivitě práce s webovým obsahem
Aby mohly být vyřešený výše zmiňované problémy - a byl tak vyřešen z dlouhodobého hlediska neudržitelný stav - bylo zapotřebí vyřešit následující potíže: Nekomfortní práce s obsahem, eliminovat bezpečnostní rizika (SQL Injection) a výkonnostní problémy, přepracovat doprogramované jednorázové funkcionality implementovaané v rozdílných technologiích autory, kteří už na Univerzitě nepracovali a vybudovat nový design. Bylo rozhodnuto najít dobře zdokumentovanou open-source technologii a najít na něj experta... :)
Očekávání klienta
Ekonomická výhodnost
Vedle základní cenové nabídky byla posuzována náročnost navrženého řešení pro další správu a rozvoj v rámci týmu zadavatele.
Přenesení znalostí na tým klienta
Cílem bylo přenést maximum znalostí na tým zadavatele prostřednictvím naplánovaných školení a při samotné spolupráci v celém projektu.
Otevřenost řešení
Implementovaný systém měl být otevřený pro další konfigurace a úpravy, pro instalaci vlastních moduluů a řešení. Navržená platforma měla být využívána dostatečně silnou komunitou uživatelů.
Náročnost řešení
Pro zákazníka bylo důležité, aby se takto rozsáhlá změna dala uskutečnit do půl roku.
Strategie a kroky
Vstupní analýza projektu, sběr dat, konzultace (10h)
Ze začátku to bylo trochu jako při vstupu do cizí země, spoustu povědomých věcí, ale většině jsme nerozuměli. OBD, Doktorandi, Odborné profily s inforamcemi podle citačních norem, obrovská kvanta dat, nahoru dolu...
Vstupní analýza projektu, sběr dat, konzultace (10h)
Jak jsem již řekl, skočil jsem do vody a naučil se plavat. Jedině tak jsem mohl přežit ve vodách Univerzitního prostředí za tak krátkou dobu.
Návrh modelu a způsobu migrace stávajícího obsahu (20h)
Můj návrh migrace spočíval v rozkreslení obrovského pavouka všech potřebných polí, hlubšího pochopení databáze drupalu a následného naplánování, co budu od UPa potřebovat za data a v jaké struktůře.
Technická analýza stávajícího prostředí (30h)
Když jsem toho byl plný, začal jsem navrhovat řešení. Rozhodl jsem se toto všechno postavit v jendom velikém Drupalu tak, aby ze všech změn profitovaly všechny univerzitní orgány. Tuto myšlenku jsem nakonec obhájil.
Návrh základních datových struktur a vzájemných vazeb mezi objekty (50h)
Toto byla ta nejkrásnější práce. Po naplánovaní šlo o to, dát tomu všemu smysl. jak to vypadalo? Čtěte dál...
Vývoj a implementace (400h)
Musím se přiznat, že samotný vývoj byl kromě důležité porce stresu hlavně obrovská zábava. S IT týmem univerzity jsme se spřátelili a ve všem, co jsem od nich potřeboval, mi byli velmi dobrými pomocníky.
Kreslení pavouků, aneb tvorba architektury
Myšlenkové mapy v iMindMap přímo od Tonyho Buzana (autora postupu myšlenkových map) mi byly denním pomocníkem.
Klikání 2
Při konfiguraci Drupalu pro UPa jsem podle mě kliknul myší minimálně sto tisíckrát.
Spojení s jinými světy, neboli integrace
ORACLE databáze UPa měla informace a ty se musejí každý den přenášet do Drupalu. Co a proč jsem obhájil a aplikoval společně s mým týmem.
Co bylo dobré zachovat, špatné vylepšit
V původním redakčním systému UPa to vypadalo všelijak, ale jedna věc byla dobrá: dědění práv uživatelů v závislosti na menu.
Chibama se člověk učí
Ne všechno šlo jako po másle. Například po spuštění jsme si všimli problému, že se některým lidem nahrávala do systému úplně jiná fotka.
Migrace menších webů
Kromě velkého portálového řešení bylo zapotřebí postarat se i o malé weby kolem. Pro ně vznikla také platforma, ve které si tým UPa může vytvářet malé weby pár kliknutími.
... Mezitím na interní konferenci univerzity.
...Letos je pozornost soustředěna na vytvoření nových webových stránek UPa. Jedná se o velký a složitý projekt, zahrnující jak technologickou, tak funkční, vizuální, strukturální i obsahovou změnu www.upce.cz a fakultních stránek. Změny, včetně technologických, zasáhnou i intranety a postupně další systémy...
Politika, školení a práce s lidmi
Když už bylo hotovo, ozvalo se spoustu vlivných zaměstnanců, kteří si web představovali trochu jinak nebo kteří chtěli svým vlivem na univerzitě ovlivnit jeho další směřování. Bylo důležité stát se těchto diskuzí součástí a korigovat je.
Prezentování a přednášení o webu
Vzdělávání zaměstanců univerzity bylo jednou z mých rolí. Šlo také o školení tvorby moderního obsahu, který má jasně definovaný cíl.
Účast na školících seminářích
Na školeních zaměstnanců jsme trpělivě prezentovali a školili postupy a možnosti nového redakčního systému.
Účast na jednáních
Účastnil jsem se také strategických interních schůzek, na kterých jsem obhajoval a prosazoval mé nápady a postupy.
Ukázka webu
Ohlas zákazníka
Na Univerzitě Pardubice jsme zvolili Drupal jako náhradu za již nevyhovující komerční CMS. Z nabízených partnerů jsme vedle větších a renomovaných společností nakonec vybrali pana Kryštofa Bernata.
S velkým nadšením vstoupil do našeho projektu, který svou náročností částečně odrazoval i větší hráče na „drupalovém“ trhu.
Po více než roční spolupráci můžeme konstatovat, že náš výběr partnera byl výbornou volbou. Kryštof Bernat prokázal velmi dobrou znalost Drupalu také tím, že navrhoval a implementoval řešení, které se obešlo bez zbytečného a komplikovaného instalování spousty nadbytečných modulů.
Velmi oceňujeme jeho aktivní přístup v analytické a konceptuální části projektu, kdy věnoval velké úsilí k pochopení potřeb nového řešení, často komplikované faktem velmi různorodého „akademického“ prostředí.
Velmi kladného ohlasu dosáhl při prezentacích svého řešení se zástupci akademické obce.
V poslední době s námi také spolupracuje na přípravě nové www prezentace univerzity (UX Design, kódování šablon, online marketing) a je znát jeho cítění pro moderní a dynamické weby, které umí velmi elegantně vysvětlit i nám, kteří jsme občas více zanořeny do struktur organizace a chybí nám „zdravý“ pohled z venku.
Zároveň docela obstojně pronikl do chápání našeho univerzitního prostředí a umí si poradit se situacemi, které by např. v komerční sféře patrně nenastávaly (nejasné zadání, rozhodovací kompetence apod.).
Není jenom výborný partner pro IT oddělení, ale i pro propagační oddělení. Z lidského pohledu je to velmi příjemný a komunikativní člověk a je nám ctí s ním spolupracovat…
Ing. Tomáš Bartoníček Ph.DVedoucí oddělení webových aplikací Univerzity Pardubice