Výchozí stav
Radnice chtěla mít možnost rychle získávat odpovědi na otázky, které se týkají zvyklostí občanů, spolupráce s neziskovými organizacemi, investičních projektů nebo rozvoje území. Dotazování probíhalo i dřív, práce s daty však byla zbytečně zdlouhavá – od přípravy papírových dotazníků, přes jejich vyplňování až po vyhodnocování a přepis dat do systému. Cílem změny bylo, aby práce s daty byla jednoduchá pro občany i pracovníky úřadu a to nejen u dotazníků, ale i jinde, třeba při práci s žádostmi o dotace. A aby pracovníci úřadu mohli potřebné formuláře tvořit bez závislosti na třetích stranách.
Vedení radnice chtělo usnadnit a zlepšit práci s daty a využívat je co nejefektivněji. Chtělo také být blíž občanům a znát jejich názory a postoje k tomu, jak se jim v Praze 3 žije, jakým směrem by se měla rozvíjet a co by se mělo nebo mohlo zlepšit.
TOMÁŠ HILMAR
Městská část Praha 3, oddělení informatiky
Východisko
Řešením, které požadavky na rychlost a jednoduchost splnilo, byl FormApps Server od Software602. Od počátku bylo jasné, jaké má městská část požadavky a že největší důraz klade na uživatelskou přívětivost. Od výběru dodavatele k prvním formulářům pro sběr dat proto nebyla dlouhá cesta.
Práce s formuláři Software602 není složitá a pracovníci úřadu je po zaškolení ihned začali tvořit zcela bez cizí pomoci. Výhodou celého řešení je právě rychlost jejich tvorby, kdy je možné bez prodlení jednoduše reagovat na aktuální situaci a sbírat a vyhodnocovat potřebná data. To vše přímo pracovníky úřadu.
Hlavní přednosti digitalizace
Mezi hlavní přednosti patří uživatelská přívětivost a snadná práce s formuláři. To je přínosné jak pro pracovníky úřadu, tak i pro veřejnost. Posun nastal ve sběru informací od občanů – dříve bylo nutné vyplňovat papírové dotazníky (např. při veřejných diskusích). Veřejné diskuse se pořádají i nadále, ale nově mají občané možnost vyjádřit se k daným tématům i v případě, že se diskusí nemohou osobně účastnit. Své postoje a názory dnes mohou obyvatelé Prahy 3 vyjádřit jednoduše prostřednictvím internetu. A díky technologiím pracovníci úřadu už také nemusejí přepisovat data z papírových dotazníků.
Kde všude digitalizace pomáhá
V dnešní době mohou moderní technologie a digitalizace pomáhat všude bez ohledu na velikost obce, města či krajského úřadu. Elektronickým podáním počínaje, přes dotační programy (od podání žádosti po jejich vyhodnocení, jako třeba v případě populárních kotlíkových dotací), digitalizaci samosprávných agend, životní situace a portálovými řešeními konče. Možností využití je celá řada a záleží jen pracovnících radnice, k čemu moderní technologie využijí.
Radnice v Praze 3 vsadila na digitalizaci a díky tomu efektivně získává odpovědi na otázky, které se týkají zvyklostí občanů, spolupráce s neziskovými organizacemi, investičních projektů nebo rozvoje území.
Naše technologie nabízí úřadům celou řadu výhod při sběru a vyhodnocování dat bez ohledu na jejich velikost. Názory a postoje občanů mohou snadno získávat menší obce nebo krajské úřady. Pomocí dotazníků mohou představitelé úřadů velmi rychle reagovat na to, co se právě děje, a získávat potřebnou zpětnou vazbu.
MICHAL VEJVODA
ředitel divize Samospráva Software602